【コンサル直伝】パワポ資料作成時に気を付けるべきコツとステップ

コンサルタントはパワーポイントで資料を作成する機会が多いです。

1枚のスライドをどれだけ早く作れるかが自身の生産性(労働時間)に直結します。

しかし、単純に早く資料を作れば良いという話ではないのです・・・。

当たり前ですが、資料を使って果たしたい目的があるはず。

その目的を達成する(少なくとも目的達成に近づく)ことができなければ、意味がない!!

意味ある資料を作るコツとステップをマスターしてコンサルに負けないパワポ資料を!!

目次

起動すべきはパワーポイント?いや、メモ帳である

ステップ1です。

「パワーポイントを起動」

これは絶対に最初にしないでください。

パワーポイントを起動して
「ああでもないこうでもない」と無駄時間を過ごすだけで
仕事をしてる気になってしまうマジック。

使える資料というのは、以下の特徴を備えています。

「使える」資料の3大特徴

  • 資料が一人歩きしても目的を果たす
  • 読み手が変わっても解釈の余地(誤解)を与えない
  • 一貫性のあるストーリーと理解を促進させる図表を備えている

最初にパワーポイントを起動するということは、これらを果たす資料作成を妨げる悪癖です。

あなたが最初に起動すべきは「メモ帳」です。

メモ帳に以下をコピペして、資料を作成するうえでの目的設定とストーリー構築を進めてください。

質問に答えるうちに、自然とまとまりのある資料の骨子が出来上がっているはずです。

資料作成の1st Step

  • 達成したい目的は?(誰に、何を、どうしたい or どうしてほしい?)
  • 目的を達成するために伝えるべき情報は?
  • 情報はどんな順番で伝えたら効果的?(相手が既に持っている情報は?)

次はプロジェクトペーパーでラフ絵作成

目的とストーリー構成を整えたら、次は資料のラフ絵を作成しましょう。

メモ帳に書き並べたストーリー構成を実際の資料にお絵描きすると、どうなる?と考えながら紙に描いて確認します。

「このページで伝えたいのは○○だから・・・。説明するには、こんな図がいいかなー」と、
描いては消して描いては消してを繰り返します。

そのときにオススメな文房具は「プロジェクトペーパーとフリクションボールペン」です。

実際に紙に描いてみて「何か違うな」と思ったらすぐに書き直せるのがいいんです!!

パワーポイントで資料を作ると、
細かいズレが気になったりフォントサイズはどうしよう等の本筋ではない部分に労力を費やしてしまいます。

それにプロジェクトペーパーに資料のラフ絵を描いたら資料の入れ替えを考えるのも簡単。

ペリペリっと切り離して紙芝居をするように順番を入れ替えるだけ。

詳しくは以下の記事で紹介しています!!

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パワポ起動は最後のステップ

パワーポイントを起動するのは最後の最後。

メモ帳で目的とストーリー構成をしっかりと固めて、
プロジェクトペーパーとフリクションボールペンを使って全体的なラフ絵を描きます。

ここまでくれば、あとはパワーポイントでプロジェクトペーパーに描いたのと同じように資料を作成するだけ。

実際に作業をするときのコツは以下になります。

パワーポイント資料作成のコツ

  • オブジェクトの縦横を揃える
  • 協調したい部分だけ色・太さを変える
  • 余白を設ける

コンサルタントは考えることを伝えるために資料を作る

パワーポイントを使った資料作成において、
「単に作業が早い」のと「目的達成に効果的な資料を考えられる」ことは大きな差があります。

コンサルタントは「考える力」を武器としています。

あくまでも資料というのは考えた結果を伝えるためのツールでしかありません。

他人(主にクライアント)の代わりに資料を作成することもありますが、
他人の頭の中で描かれている資料を作成するって実は凄いんですよ!!

相手の置かれている状況や資料を使うシーン・目的を想像し、
目的を達成するための資料を「考える」ことは、そう簡単にできることではありません。

若手コンサルタントに意識してほしいのは、
言われたことをパワーポイントに落とし込むだけでは、
高級文房具と揶揄されるコンサルタントになってしまうということ。

今回ご紹介したステップを経て、「あなたなりの資料」を作ってください。

コンサルタント以外の方も、このステップを使いこなして、外部のコンサルタントに負けない資料を作ってやってください!

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