エクセル資料送付時は印刷設定を!仕事ができる人は気配り上手!

日本企業で主流なオフィスソフトは何だかんだMicrosoft Officeでしょう。

Microsoft Officeの主要アプリケーションであるExcelはあくまで表計算ソフトです。

しかし、エクセルを使って資料作成を行う機会も多いような気がします。

そこで、ワードやパワーポイントでの資料作成と異なり、エクセルでの資料作成において意識をしてほしい点をお伝えします。

今回の記事でお伝えするポイントを意識していくことで「仕事ができる」と噂が立つこと間違いなしです!

目次

そもそもエクセルで資料を作るのは何故か

本来、図表を主とした資料作成であればパワーポイントを、文章を主とした資料作成であればワードを用いるのが本来のアプリケーション用途に合致した選択です。

では、文章で説明をしつつ、図表を用いて説明したい場合はどうする人が多いと思いますか?

エクセルでの資料作成が流行している理由は、この悩みを解決してくれる所にあります。

エクセルでは「文章を記述する」と「図表を使って表現する」という資料作成に欠かせない2つの要素を柔軟に扱えるのです。

パワーポイントでは文章を書き連ねることは違和感がありますし、ワードで図表を作成(もしくは挿入・貼付)すると、文書としてのレイアウトを調整することが難しくなってしまうのです。

その点、エクセルはセルが用意されていますから表組で物事を整理するのは楽ですし、セルをずらせばインデントも整えやすいです。

図の作成についてもパワーポイントには劣りますが、自由度の高い編集が可能です。

これらの理由が、表計算ソフトであるエクセルでの資料作成普及の背景でしょう。

送付前に行いたいエクセル印刷設定3つ!

上記の理由から、エクセルでの資料作成は必ずしも否定されるべきものではないと感じます。

ただ、エクセルで資料を作成してメールなどで送付をするという場合に、何も印刷設定を行わないのは否定されるべきマナー違反です。

パワーポイントとワードは特別な印刷設定をしなくとも、それなりに綺麗に印刷できます。

しかし、表計算ソフトであるエクセルは、紙に印刷をするとパソコンの画面上で見えていた内容と違って印刷されることがあります。

それをそのままメール送付してしまうと、改ページの設定がめちゃくちゃだったり、印刷をしてみると文字がセルの途中で切れていたり・・・。

受け取り側に負担をかけることになり、そうなると結果として「気が利かない」という評価を受けてしまいます。

資料の受け取り側の負担を避ける為に気を付けてほしい点を3つだけ、お伝えします。

セルの縦幅・横幅確認

エクセルで文章を書くとき、ほとんどの場合はセルの中に文字を書いていくことになります。

ここで1つ目のポイントですが、セル内に書いた文字の上下左右に充分は余白がないと印刷をしたときに文字が途切れてしまうことがよくあります。

設定変更などで防ぐことは2020年現在ではできないようなので、このような事象があるというのを前提にセル縦横の幅を少し広めにとってください。

改ページ確認

次に改ページ設定の確認をしてください。

エクセルの右下にアイコンが3つ並んでいると思います。

一番右のアイコンを選択すると「改ページプレビュー」というモードで表示することができます。

「改ページプレビュー」では実際に印刷されたときの改ページ(どこでページを区切るか)の設定を元にどの内容が何ページ目として印刷されるのかを確認することができます。

上図のように青の点線が改ページの区切りになります。

青い点線を左クリックしながらドラッグさせると、改ページ位置を任意の場所に変更することができます。

この設定がされているかいないかで、資料を受け取る人間の確認のしやすさ=あなたの意思の伝わりやすさが変わります。

用紙サイズ確認

パワーポイントやワードの資料は大抵がA4で印刷されます。

しかし、エクセルの資料はA4でもA3でも印刷自体は違和感なくできてしまうことがあります。

個人的にはA3の方が大きくて見やすいので好みです。

私と違って、他の資料と同じ大きさで揃えられるA4が好みな人もいるでしょう。

資料をメールなどで送っただけでは、相手がどの用紙サイズで印刷をしてくれるか分からないのがエクセル資料の難しい所です。

改ページ設定も行っていない場合は、受け取り手が改ページ設定を行って用紙サイズも設定することになるでしょう。

仮にテレワーク中にテレビ会議・電話会議を行うことになった際に、相手と自分で印刷の仕方が異なると会話が成り立たないなんてことも起こる可能性があります。

最後に必ずCtrl+Pで印刷プレビューを

様々な設定をし終わった後は【Ctrl + P(PrintのPですね)】のショートカットキーを押して、印刷プレビューを押して確認してください。

これまで記載した内容は、あなたも経験があるかもしれませんね。

不要なすれ違いやストレスを防ぐために細かな気配りが大切です。

細かい気配りを意識していくと、自然とできるようになりますよ。

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