「あれ、印刷するときのショートカットって・・・」
あなたも経験はあるはずです。
そんなことを防ぐために、私がまず最初にお伝えしたいのはショートカットを覚えるコツです。
次に、コンサルタントとして働く中で良く使うショートカットを厳選してご紹介します。
生産性向上の基本はショートカットキーを使いこなすこと
作業効率化や生産性向上を目指すのはとても大事ですよね。
上司やクライアントからの評価も上がり、自由な時間が増えることであなたの人生の使い方が変わってきます。
実現する方法は色々とあるのですが、まずは自分1人で完結して効果が目に見えるテクニックを実践してみてください。
パソコン作業をされる方限定になってしまいますが、その方法は「パソコンのショートカットキーを駆使する」こと。
この記事を読めば、あなたの生産性が向上して残業減ること間違いなし！
【Windows】厳選ショートカットキー
まずはショートカットキーを覚えるコツから。
お気づきの方もいらっしゃるとは思うのですが、ショートカットに割り当てられているキーというのは「機能に関連する英単語の頭文字」になっていることが多いです。
Windowsでのショートカットキーについて、以下で例を見ていきましょう。
| 機能 | ショートカットキー | 関連英単語 |
|---|---|---|
| デスクトップ表示 | Windows + D | Desktop |
| プレゼンテーションモード | Windows + P | Presentation |
| 保存 | Ctrl + S | Save |
| 印刷 | Ctrl + P | |
| コピー | Ctrl + C | Copy |
| 検索 | Ctrl + F | Find |
| 全選択 | Ctrl + A | All |
| 太字 | Ctrl + B | Bold |
| 下線 | Ctrl + U | Under |
| ウィンドウ追加 | Ctrl + N | New |
| タブ追加 | Ctrl + T | Tab |
もちろん、例外も
如何でしょうか。
多くのショートカットキーが英単語と紐づいていることが分かれば、覚えるのも楽ですし、楽しくなります。
「FindしてCopyして貼り付けて（Paste）してSaveしてやる！」ってことですね。
あれ？
貼り付けるのって、「Ctrl + V」ですよね？
英単語と紐づいていないキーも存在します。
理由は諸説ありですが、関連するショートカットキーと距離が近い（貼り付けで使う「V」はコピーで使う「C」のお隣）だったり、関連英単語キーが他のキーに使われていたり、凡人には分からない深い意味があったり・・・？
色々なショートカットキーがありますが、主要な機能は英単語の紐づけてショートカットキーを用意してくれているようです。
このような細かい点もユーザー目線での発想と言ってもいいかもしれませんね。
【Google Chrome】厳選ショートカットキー
ここからは、コンサルタントとして実務をこなすなかで、作業スピードを高めるため、実際に使っている時短テクニックをご紹介します。
あなたも、Google Chromeといったインターネットブラウザを通しての情報収集は常日頃行っていると思います。
ましてや、コンサルタントやリサーチャーとして働く方なら、仮説に基づいて迅速に情報を収集することができるかどうかは死活問題です。
今回は小手先テクニックではありますが、Google Chromeで使える検索効率化のショートカットキーをお伝えします。
思いのままにブラウザを操って情報収集をスピーディーに行ってください。
実務で使うショートカットを抜粋しました。
| 概要 | ショートカットキー | 関連英単語 |
|---|---|---|
| 新規ウィンドウ表示 | Ctrl + N | New |
| タブ追加 | Ctrl + T | Tab |
| 検索 | Ctrl + E | Enter |
| タブ削除 | Ctrl + W | ? |
| タブ復活 | Ctrl + Shift + T | ? |
この5つを覚えるだけで、ブラウザでの検索作業は意のままです。
例えば会議中に「この言葉ってなんて意味だっけ？」となったときに、マウスでカチャカチャとブラウザを立ち上げて検索窓にカーソルを合わせて・・・。
なんてやっていては会議の話が入ってこなくなってしまいます。
私はデスクトップにブラウザを立ち上げる為のショートカット（リンク）を置いておきます。
【windows + D】でデスクトップを表示。
キーボード操作でブラウザを立ち上げて、タブ追加と検索のショートカットキーですぐに検索をします。
不要なタブはノイズなのでタブ削除【Ctrl + W】。
やっぱり必要となれば、タブ復活【Ctrl + Shift + T】。
たいていのシーンはこの5つで乗り越えられます。
身体で覚えてしまえば自然とできるようになりますので、まずは1週間お試しください。
パワポ作業用に私がよく使うショートカットキーもまとめているので、こちらもぜひお試しください。
【パワポ】厳選ショートカットキー
次にパワーポイント（Power Point）での資料作成作業でよく使うショートカットを抜粋してお伝えします。
「数あるショートカットの中でも実際に使うのはこれくらいだろう。というかこれ以上は覚えられん。」という個人的な感覚による独断と偏見で記載しています。
私のような努力型の凡人は、できる範囲での改善を積み重ねるのみです。
愚直に。
ということで、パワーポイントでよく使うショートカットキー集です。
| 概要 | ショートカットキー | 関連英単語 |
|---|---|---|
| オブジェクトやスライド複製 | Ctrl + D | Duplicate |
| オブジェクトをグループ化 | Ctrl + G | Group |
| 書式コピー | Ctrl + Shift + C | Copy |
| 書式貼り付け | Ctrl + Shift + V | ? |
| 現在のスライドからプレゼン | Shift + F5 | ? |
「保存」や「戻る」等の基本的なショートカットキーは除外して、パワポでの資料作成とプレゼン時に使うものに限定しています。
オブジェクトやスライド複製［Ctrl + D］
資料を作成していく中で、「同じオブジェクト（挿入した図形等）を使って文言や色を変えたい」というシーンは良くあります。
そこで使いたいのが、［Ctrl + D］です。
“Duplicate”は”複製する”という意味の英単語です。
やっていることは、［Ctrl + C］⇒［Ctrl + V］と同じなので、微々たる時短です。
効果を発揮するのは［Ctrl + D］を連打することで複数回のオブジェクトコピペが簡単にできるという点です。
わざわざ［Ctrl + C］⇒［Ctrl + V］× 3回だと計6回のキー押下ですが、それが半分になります。
直感的に操作できることは効率に直結するので、ぜひ覚えてください。
オブジェクトをグループ化［Ctrl + G］
次に記載した「オブジェクトのグループ化」ですが、こちらは資料中のオブジェクト位置の調整を簡単にする為の機能です。
複数のオブジェクトをそれぞれ調整するより、グループ化してしまってから矢印キーで位置調整した方が楽、というものです。
あとはオブジェクトを組み合わせること（人間の画像と吹き出し等）で、1つのパーツとして扱いたいとき。
グループ化しておくことにより、オブジェクト同士の位置を崩さずに済むメリットもあります。
書式コピーと書式貼り付け［Ctrl Shift + C］［Ctrl Shift + V］
オブジェクトの書式のみをコピーして貼り付ける際のショートカットキーです。
「さっき足したこのオブジェクトも背景色や点線の設定を他のと揃えたいな・・・。」
という時に使ってみてください。
わざわざ「このオブジェクトの背景色は○○色だっけ・・・。」と調べる必要がなくなります。
現在のスライドからプレゼン［Shift + F5］
これは資料レビュー時やプレゼンのリハーサル時に使うことが多いですね。
プレゼンモードで投影してみて、全体の流れや資料の見栄えを確認して修正した後、再度プレゼンモードに戻すというときに使います。
普通に［F5］を押すと、最初のスライドからプレゼンが始まってしまうので、修正したスライドまで進めなくてはいけません。
その手間を省く為に使っています。
生産性を上げるには小さな時短テクニックの積み重ね
ショートカットキーを覚えることをキッカケにして、時短テクニックを多くの人が学んでほしいと思っています。
1つずつは小さな時短テクニックですが、パソコンを使うオフィスワーカーが多い職場で広まれば、日本の生産性も向上するのではないか、と思っています。
ぜひ、あなたが時短テクニックのアンバサダーになって会社で広めてくださいね。