「重要度×緊急度マトリクス」を駆使して、正しいタスク着手の順番をマスター【生産性向上】

重要度・緊急度マトリクス_1
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「仕事が盛りだくさんで、何から着手すれば良いのか分からない・・・。」

「一生懸命やってるのに “優先順位を考えろ!” と怒られる。」

「タスク多すぎ。無理。」

忙しいプロジェクトに着任したり、上司も同僚も部下も忙しくてフォローをしないといけない立場の方は、頭の中が混乱するような日々を過ごされているんじゃないでしょうか?

タスクを捌いても捌いて、次から次へとタスクが降ってきてストレスフルな精神状態になってしまうこともあるでしょう。

そんなときは【重要度・緊急度マトリクス】を活用して、頭の中を整理していきましょう。

タスクの[重要度]と[緊急度]の2軸で4象限を作成して、タスクの優先順位を整理するフレームワークです。

アメリカ第 34 代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーが考案したタスク管理のテクニックでもあり【アイゼンハワー マトリクス】とも呼ばれています。

筆者「きつね」も忙しい日々の中で、“今日、確実に終わらせねばならぬタスク” を判断するために使っています。

今回は【重要度・緊急度マトリクス】の概要と、日々の業務での簡易的な使い方をご紹介します。

重要度・緊急度マトリクス
重要度・緊急度マトリクス
目次

【優先順位 1】領域 A =[重要度:高]×[緊急度:高]

領域 A =[重要度:高]×[緊急度:高]とする左上の象限が最優先に着手する領域です。

期日が近しい重要会議や顧客への提案準備などは、成否によってが組織の動き方が大きく変わってくるため、この領域に該当します。

この領域に該当するタスクをこなせる人間があなたしかいないのであれば、他のタスクを後回しにしたり誰かにヘルプしてもらうなどしてでも時間を割かないといけません。

人間に与えられた平等なリソースは「時間」です。

限られた時間の中で、あなたしかできない重要で緊急なタスクを捌くために、チーム内でタスク分担を調整することは当然の権利です。

遠慮なく、上司や先輩に相談をしてください。

もしもあなたが管理職であれば、チームメンバーの抱えるタスク優先順位を頭に描き、適切なリソース配分を意識してあげましょう。

そして、部下が相談できるように日頃からコミュニケーションを取って関係性を築いておいたり、状況を把握してくださいね。

【優先順位 2】領域 B =[重要度:高]×[緊急度:低]

2番目に優先すべき領域は[重要度:高]×[緊急度:低]の領域 B です。

緊急度の高い領域に手を付けたくなるのが人間の心理というのは分かりますが、重要でないことに時間を割くことは効果的ではありませんよね。

一方で、本当に緊急でないなら「このタイミングで」やる必要があるのかというのは一考の余地ありです。

領域Bについては、着手するタイミングをプランニングすることが効果的な方針になります。

自らの意志で「この日は絶対に領域Bのタスクに着手する!」と決めて、スケジュールを押さえておくのです。

スケジューリングではなく、プランニングです。

「スケジューリングとプランニングの違い」は色々な考えがあると思いますが、「自らが計画(コントロール)をしているか否か」ではないかと、筆者「きつね」は考えています。

「スケジューリングとプランニングの違い」

  • スケジューリングは、外部要因や他者の都合によって決められた予定をカレンダーに落とし込むこと。
  • プランニングは、自らの意志で実施タイミングなどを計画して、時間を確保すること。

緊急ではないにしても、重要であるからこそ、しっかりと時間を確保しましょう。

【優先順位 3】領域 C =[重要度:低]×[緊急度:高]

優先順位の3番目であり、タスク消化という観点では実質的に最後の順番になります。

「時間泥棒」的な領域になるので、この領域にばかり時間を割いているとあなたの市場価値は上がっていきません。

勇気がいるのですが他人に任せたり、省力化できる方法を探していきましょう。

日報や定例会議の議事録なんかはこの領域に該当しますね。

筆者「きつね」は領域B(重要だけど緊急じゃない領域)に該当するタスクとして、「領域Cのタスクを誰かに任せられるようにマニュアルやノウハウ整理をしたり、省エネで終わらせられるようにツールやテンプレートを作成する」ということをしていました。

そうすることで自分の時間を増やしたり、緊急度が高いタスクもすぐに終わらせられる状況を作るように心がけています。

【優先順位 4】領域 D =[重要度:低]×[緊急度:低]

最後の領域Dについては、「やらなくて良いタスク」という最後の順番に位置する領域です。

昼休みや本当に時間が空いたときだったり、月末や期末なんかに棚卸的な作業として片づける程度のタスクを備忘録として残しておくものと捉えてください。

頭の中を可視化してストレス低減と生産性向上を

【重要度・緊急度マトリクス】の概要を説明してきましたが、実務で使わないと意味がありません。

重要度・緊急度マトリクスをベースにしたタスク管理をするためのツールやアプリが出回っていますが、個人的にはWindowsの付箋機能を活用するだけ充分だと思います。

重要度・緊急度マトリクス_付箋活用
重要度・緊急度マトリクス_付箋活用

上図のように、Windowsのデスクトップに付箋を4枚貼っておき、それぞれの色を変えておきタスクをメモ書き程度に残しておくだけです。

わざわざツールやアプリをインストールしたり立ち上げたりするのは面倒ですし、会社によっては許可を得ないとインストールできないこともあります。

Windowsにデフォルトで備わっている付箋機能であれば、基本的に誰でも使えます。

頭の中を整理して可視化するだけでもストレスが減っていくので、忙しいときほど実施するようにしています。

どんなに忙しくても「左上の領域だけに集中すれば、最悪どうにかなるんだ」と思えるだけでも精神状態は本当に良くなります。

忙しいときほど、冷静にいきましょう。

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