あなたが部下に指示をだすとき、相手のスキルや経験に応じて指示の内容を変える事を意識していますか？
相手に応じてコミュニケーションの内容を変えるのは、部下に作業指示を出すときも重要な観点です。
そこで、私が部下に指示を出すときに意識している点をマトリクス表でまとめてみました。
この記事は主に部下を持つマネージャーや管理職向けの記事ですが、上長から指示を受ける立場の方々にも参考となる内容を含んでいます。
あなたが指示を受ける立場だった場合、「自分はどのレベルと認識されているんだろう」という視点で記事を読んでみてください。
「問い」と「作業指示」を細分化
部下の成長度合いや経験値に応じて、指示の内容を変える必要があります。
私の経験上（指示を受ける立場も出す立場も経験したという意味で）、作業指示の出し方は2つの要素に分解できると考えています。
2つの要素を以下のように定義しました。（もう少し適切な表現がありそうですが・・・。）
- 「問い」の詳細度
- 「作業」の詳細度
次から、それぞれについて詳述します。
「問い」の詳細度
指示を与えるということは、その指示を達成した先に解きたい「問い」があるはずです。
「問い」という部分は、解決したい「課題」や達成したい「目標」などに置き換えても良いでしょう。
指示を出す側の人間が、これら「問い」とその「解（答え・結果）」について、ある程度見えているのか、それとも全く見えていないのかという程度に応じて、3段階に細分化しました。
- 「問い」と「解」が見えている ＝ 何となく答え・結果が分かっている状態
- 「問い」は見えている ＝ 何をすれば良いかは分かっている状態
- 「問い」すら分からない ＝ 何をすれば良いかも分からない状態
この3段階というのは、あなたも体感で納得できるのではないでしょうか？
基本的に、部下へ指示を出すというときは前者2つに限られるでしょう。
「作業」の詳細度
次に、「問い」を解く（課題を解決する・目標を達成する）ために、作業を指示するときに上司がどれだけ作業設計できているかを細分化しました。
何かをするときに、作業の内容・作業の順番を意識して取り組む必要があります。
例えば、カレーを作るときを例にしましょう。
食材を切ること・食材を炒めること・食材を煮込むこと・ルーを溶かすこと、とだいたいの作業内容は想像できますし、その順番もわかりますよね。
これが「オマール海老のソテー ソースアメリケーヌ 季節の野菜を添えて」といったフランス料理の作り方となると・・・。
どう作るのでしょうね。
なんとなく海老と野菜を炒めるのは想像つきますが、ソースアメリケーヌとは謎です。
例えが適切だったかどうかは、あなたに委ねるとして。
こちらの要素も細分化したリストが以下です。
- 「作業内容」と「作業順」が見えている ＝ 上司が経験あり、マニュアルありなど
- 「作業内容」は見えている ＝ 何をすれば良いかはわかっているけど、どんな順番で作業するのが良いかはわからない
- 「作業内容」すら分からない ＝ 何をすれば良いかわからない
最後にこの2つの要素を組み合わせたマトリクスをご紹介します。
「問いの詳細度」×「作業詳細度」のマトリクス
これまでご紹介してきた要素の組み合わせをマトリクスにしてみました。
それぞれの要素の組み合わせで、いわゆる新人社員や若手社員から、中堅社員と呼ばれる自立社員、そして管理職候補のリーダー社員という風に指示を出す相手（部下）を変える意識が必要です。
基本的には、上司が「問いと解」について見通せるときには、新人社員の成長機会として作業を割り振ることが望ましいでしょう。
次に、上司が直感的に答えを理解している場合や何をすれば良いかの道筋が大枠で見えている場合は、自立した中堅社員に任せて相談に乗りながら見守るのが良いでしょう。
最後に、「問い」は見えているが答えは見えない・作業も見えていない場合は、リーダー社員に協力を仰ぎ、共に進めるのが良いでしょう。
「問い」の設定を手伝うコンサルタント
ここまでの作業指示分類は、経営層や管理職からお題としての「問い」が与えられている前提でした。
では、「問い」すら見えていない段階ではどうすれば良いのでしょう？
外部環境や内部環境を踏まえて「問い」を設定することが必要ですが、そのお手伝いをするのが我々コンサルタントという職業の1つの側面でしょう。
先行き不透明感が漂う時代ですが、クライアント企業の将来、ひいては社員の皆さんやその家族の人生を考えて支えることに繋がるコンサルタントという職業は非常に魅力的だと感じています。
その分、自身のメンタルヘルスについてはこれまで以上に気を付けて、クライアントに価値を提供できるコンサルタントとして精進して参りたいと思います。
結びの章はだいぶ話が逸れましたが、指示を出すとき・受けるときにマトリクスを意識してくださいね。