残業時間の削減方法:残業をなくすために個人ができる対策を紹介

残業続きの会社員は必見。

時間が足りない。仕事が多い。残業ばっかり。

そんな会社員は、きっと多いでしょう。

生活のため、家族のため、って言いながら仕事に人生の時間を費やし過ぎていいんですかね?

いや、良いはずがない。

ということで、日本人ビジネスパーソンが自らの力で勝手にホワイトな労働環境を作り上げましょう!

ホワイトな労働環境作りの第一歩として、残業時間を削減するビジネスハック術を紹介!

それでは、24時間しかない1日が仕事で終わってしまいます。

そんなあなたは次の章にある残業時間の削減方法を試してみましょう。

目次

2つのレベル別:残業時間発生の理由

様々なプロジェクトで仕事をしてきましたが、残業時間が高止まりしているケースをたくさん見てきました。

その理由は大きく2つに分けられると思います。

組織レベル問題:タスクとリソースがバランスしていない

まずは炎上系プロジェクトでよく見てきたケースです。

タスク(作業)の量と質×リソース(人材)の量と質。

これらが上手くバランス(均衡)していないと、残業は増えてしまいます。

タスクの量が多すぎる、もしくは難易度が高過ぎてしまう場合、管理職以上のマネジメント層が対策を打つ必要が出てきます。

会社経営か事業経営のうえで必要なタスクに絞って量を減らすか、優秀な人材を外部から雇う等してリソース強化を図るか。

今回の記事でご紹介するのは、このレベルの問題に対する対策ではないのですが、あえて1つ言うとするのであれば・・・。

転職をオススメします。

個人レベル問題:無駄時間や非効率が多い

もう1つは「個人レベル」の問題です。

組織全般で残業時間が多いということではなく、特定した個人の残業時間だけが継続して多いケースは個人レベルの問題である可能性が高いです。

同じような仕事をしている同僚は残業をしていないけど、「その個人だけ残業が」となると、ほぼ確実です。

小さな無駄時間の積み重ねが、大きな残業時間に繋がっていくもの。

まずは個人でどうにか出来る範囲で仕事の進め方を見直しましょう。

個人レベルの残業時間削減方法

個人レベルの問題であれば、個人の取り組みで改善の余地があります。

これから書く方法を試す全ての人が残業時間を減らせれば良いのですが、そんなことはないでしょう。

でも、全ての人が一度は自分の仕事の進め方、向き合い方を見つめ直す価値はあると思います。

優先順位の判断を見直す

個人的に一番有効だと思う方法です。

本当に必要なことに力を注ぐ。

そのために優先順位を明確にする。

「言うは易く行うは難し」ですね。

例えば「その会議は本当にあなたが参加する必要はありますか?」という質問に、明確な答えを返せる人は少ないものです。

優先順位を判断する判断軸が自分の中にない人は、他人からの依頼や相談を受けたら即座に反応してしまう傾向にあります。

もしくは、会議で出た宿題事項・Todoの類については、これまで自分の中で作り上げた「やらなければならないリスト」に入っていないので後回しにして、そのまま忘れがち・・・。

優先順位を判断できないのは、組織やチームにおける仕事の目的を捉えられておらず、自分の作業しか捉えられていないことが根本的な理由です。

仕事≠作業です。

組織・チームが果たすべき役割や他の人が行う後続作業を踏まえて、優先的に消化すべきタスクを判断するようにしましょう。

自分自身で判断ができないのであれば、上司に判断を仰ぎましょう。

仮の答え(自分なりに考えた優先順位)を携えて、上司に判断を仰ぐ行動を繰り返せば、判断軸が自分の中で形成されていくはずです。

他人の手を借りる(タスクを振る)

優先順位の判断はできているけど、苦手な作業なのかマルチタスクになっていて上手くタスク消化できないという感じ。

こんなときは素直に周りを頼みましょう。

自分が得意な作業に集中するとか、最優先で片づけるべき重要案件以外は他人に任せてしまうというのは悪いことではありません。

組織・チーム全体で考えたら、1+1が3にも4にもなるからです。

例えば、Excel操作がめちゃくちゃ得意という人はどの職場にも1人くらいはいるものです。

その人はExcelを使って集計をしたり、グラフを作成することは得意でも、集計結果から示唆や改善策を導き出すことが苦手かもしれません。

逆にあなたは様々な改善策を頭の中にストックしているけれど、データ集計が苦手だとします。

これはもう互いに補いあった方が全体として得られる「利益」が大きくなるのは単純に理解できますよね。

不幸なことに、お互いが苦手としている作業で協力しあえることに気付かないと時間が無駄に過ぎてしまいます。

上記のような不幸を防ぐために、チームメンバーや同僚が得意としていることを常日頃から観察・把握しておくことが大事になってきます。

自分が得意なことで誰かに頼られると「認められている!」って感じがして嬉しいものですしね。

ただし、頼み方は要注意。

相手は相手の仕事があるのです。

「仕事を頼んでも良い余裕が、相手にあるのか」

「どれくらいの作業なら受け取ってくれるのか」

「代わりに引き取ってあげられる(自分の得意な)作業はないのか」

こんなことを考えて、相手の立場にも立ったコミュニケーションを意識していきましょう。

結局はスキルアップ

最後は「スキルアップ」です。

あなたは違うかもしれませんが、気付いていない人はアウトです。

「時間がないからスキルアップできない」のではなく、「スキルアップしないから時間がない」のです。

「スキルアップしないから時間がない」

重要な考えです。

誤解を恐れずに言いますが、世の中の仕事の大半は、既に誰かがやり方を整えてくれているものばかり。

マニュアルが整備されていたり、研修やセミナーが開催されていたり、資格制度が整っていたり。

先人の知恵が体系化されているのに、その「知恵」をしっかりと学んでおかないから作業に時間を要してしまう。

時間がなくなって残業時間は増えて、ストレスが溜まってしまい、仕事以外の時間はストレス発散に費やしてスキルアップせずに同じ問題に直面する。

これが悪循環の始まりです。

スキルアップをしさえすれば、労働時間をコントロールする力が生まれてきます。

実際にすぐに片付く作業であれば、労働時間内にどんな風に片づけるか決められるからです。

スキルが不足していたら、作業を終えるまでの道筋がわからないので勉強するところから始めないといけません。

日頃から、少しでも良いから自分の職務に関連する勉強をしておき、備えておくという「心がけ」が何よりも残業時間を減らす最善策なんです。

どうしようもない場合は転職

まずは、個人の努力で可能な範囲の改善を試みてください。

仕事で人生を削られるのではなく、仕事からも人生の充実を得られるように。

コンサルタントとして働きながら、残業時間を気にしながら働く人を多く見てきました。

理由は組織的な問題もあれば個人的な問題も様々です。

実際にあなたの職場がどうかまではわかりませんが、組織的に残業時間の高止まりが常態化していて、改善の見込みがないような場合は、転職を考えてみてください。

改善を試みてもやっぱりダメなんだとしたら、職場や職務とあなたが合っていない(ミスマッチ)というだけかもしれません。

一度、キャリアコンサルタントや転職エージェントに相談をして、客観的な意見をもらうことをオススメします。

コンサルティング業界でも長時間労働が問題視されています。

残業時間を減らしたり、社員のメンタルヘルスケアに力を入れるコンサルティングファームが増えてきています。

残業時間削減と年収アップ(人材としての市場価値を高める)を両立させる可能性があることを知っていただきたいと思います。

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