コンサルとしてPMOを担うなら「フォルダ」を定義せよ!

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「PMOなら情報を知っている→情報が集まる」の好循環を

あなたの部署やプロジェクトにも「あの人に聞けば何かしら知ってるだろう」という人がいると思います。

周りからすると凄く頼りになるし、その人に情報が集まるというイメージを皆が持っているので、より一層、情報がその人に集まることになるんです。

情報の好循環です。

なぜ、それ程までに仕事に関する情報を持っているのでしょう。

もちろん単純に経験が長いとか、記憶力が凄いということもあるとは思います。

ですが、私のような凡人が頼られるまでに経験を積むには時間が掛かりすぎるし、関連すること全てを覚えるのも大変です。

そこで、私がどのプロジェクトでも行っている「あの人なら知っている」ポジションになる為に編み出したコツをお伝えします。

プロジェクトマネジメントとして「フォルダ」を定義せよ

さっそく答えをお伝えします。

答えは「フォルダ」です。

プロジェクトや案件毎に使うフォルダ構造を定義」してしまうのです。

更に言うと、工程や作業分類毎にフォルダを定義してしまうことです。

例えば、システム開発案件なら開発工程毎に根幹となるフォルダを定義します。

  • 要件定義
  • 設計
  • 開発
  • テスト
  • 移行・リリース
  • 保守運用

更に、フォルダの表示順番を工程順に保つ為に、頭に3桁の数字を振っておきます。

  • 001_要件定義
  • 002_設計
  • 003_開発
  • 004_テスト
  • 005_移行・リリース
  • 006_保守運用

上記のような「フォルダ構造」をExcelで作ってしまい、関係者に展開します。

そして、各人の感覚でも良いので資料の内容が関連しそうなフォルダに資料を保存するように依頼してください。

これで、あなたの定義したフォルダ構造に情報が勝手に集まる土台ができました。

あとは自分の感覚に合うように資料の保存場所をメンテナンスして、適宜、周知すれば良いのです。

プロジェクト管理の一環でナレッジ整理や資料整理をしていく中で、自分で情報が集まるように管理してしまおう!と思いついたのが始まりです。

フォルダ構造というのは明確なルールを決めすぎても使いにくいです。

逆にルールがない場合や緩すぎるとカオスが生まれます。

適度な粒度で(第2階層までを目途に)フォルダ構造を定義することが肝です。

この方法なら新人でも容易くできますし、面倒なフォルダ整理や資料整理をやってくれるということで評価も上がると思います。

その先はあなたがフォルダ管理を通じて、情報を管理するのです。

既に出来上がったフォルダを整理するというのは心折れるものがあるので、なるべく資料が少ない段階でやるのが大事です。

が、時すでに遅しの場合もあるでしょう。

それはそれでやり方があるのですが・・・。

また別の機会にお伝えします。

今日は「フォルダ・資料管理=ナレッジマネジメント」と覚えてください。

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