プレゼンや資料作成は、ビジネスパーソンとして避けては通れない作業です。
組織やチームの課題を解決して、物事を前に進める為には、自分やチームの考えを整理して関係者に伝えなくてはなりません。
伝えるだけでは不充分で、説明の受け手が話を理解し行動を起こしてもらわなければいけません。
そのような状況で一番恐れるべきコメントは
「何が言いたいのか分からない」
です。
本日は、この一番恐ろしいコメントを受けずに済むプレゼンや資料作成におけるストーリー作成の基礎をお伝えします。
それは「PREPの法則とKISS」です。
「PREPの法則」で話の骨子を固める
プレゼンや資料は「自分の意見や考えを伝え、相手に納得してもらう、行動してもらう」為の手段です。
納得して行動してもらう為に重要なのは、簡潔で明快な文章・ストーリー構成であること。
そこで良く使われる文章・ストーリー構成のフレームワークがPREP法です。
PREP法
- P ： Point（結論）
- R ： Reason（理由）
- E ： Example（例）
- P ： Point（結論 ※冒頭とは異なる表現で）
PREPのそれぞれについて、詳しくみていきましょう。
Point（結論）
まず、話の冒頭に結論を伝えることで、相手が興味を持っている・集中力が続いている間に自分の伝えたいことを明確にすることができます。
そして、結論が相手に伝わることで、以後のプレゼンや文章がすんなり入ってくるようになり、不要なコミュニケーションを抑制できます。
Reason（理由）
次に理由を示します。
なぜ、その結論に至ったのかをデータや調査結果を元に説明します。
先に結論を伝えている為、聞き手としては「この理由によって、先ほどの結論を導き出せるのか」という観点でチェックすることができるので、意思決定の質が向上します。
ここは左脳の世界でロジカルに判断する部分です。
Example（例）
理由を説明した後は、事例や体験談を持ち出します。
そうすることで、聞き手としては話の臨場感が増し、より深く腹落ちすることができるのです。
「確かに顧客の声として、このような意見があるのであれば本当なのだろう。」
というのと
「データはあるようだが、血の通った意見がないのでは何だかスッキリしない。。」
というでは、全く腹落ち度が違います。
これは右脳の世界です。
Point（結論 ※冒頭とは異なる表現で）
最後に、冒頭に話した結論を「冒頭とは異なる表現」で再度伝えます。
人間は飽きるもので、同じ言葉や話を聞かされると興味が削がれてしまうのです。
理由や具体例を用いたからこそ伝えられる「結論の別表現」を探してみてください。
これで、全体的な骨子は完成です。
KISSの法則を使って、PREPを明確にする
次にPREPの各要素を具体的な文章に落としていく必要があります。
そこで意識したいのが「KISSの法則」です。
KISSの法則
- K ： Keep
- I ： It
- S ： Short and
- S ： Simple
要は「物事は簡潔にシンプルに」ということを忘れない為の合言葉です。
PREPの法則における各要素が明確になったら、あとは相手に伝わるように（誤解がないように、解釈の余地を残さないように）「簡潔・シンプル」を意識して文章や資料に落としていきます。
このように書いていると「自分のブログは果たして・・・。」と不安になりますね。。
私も驕らずに、「PREP & KISS」で自己研鑽を続けて参ります。
もし、あなたが議事録作成で悩んでいるようでしたら以下の記事もご覧ください。
