面倒だけど、大事な大事な議事録
コンサルタントとして働き始めた新人時代には議事録地獄とでもいうような経験がありました。
そこそこ大きい規模のプロジェクトにPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）として参画したときのことです。
1時間ほどの会議が1日に3回続くようなことがあり、すべての会議の議事録を当日中に仕上げるというものでした。
作成時間が足りないけれど、次の会議は待ってくれない。
しかし、関係者も多いから議事録でしっかりと発言録や決定事項を残しておかないと重要な影響を及ぼすものですから必死にキーボードを叩きまくりました。
議事録作成は新人・若手の重要タスクになります。
正直、楽しい仕事ではありませんし、雑用のような印象もあるタスクです。
しかし、新人・若手の皆さんに意識して頂きたいことがあります。
議事録作成とメモ取りとは責任の重さが違います。
残念なことに、会議からしばらく経った後、ふとした瞬間に「あの件ってどうなってたっけ？」という誰かの発言から、会社対会社の「言った言わない」問題に発展することはビジネスの世界では度々発生してしまうのです。
関係者が多く、期間の長いプロジェクトだと、その問題が発生する可能性も高く、プロジェクトの停滞と関係者間の不協和音を生み出してしまう種となります。
その時に、スムーズに問題を解決する拠り所となるのが、正式に作成されて承認された議事録になるのです。
不要な争いやプロジェクトの停滞を防ぐためにも、要点を押さえた議事録を作成することが重要になります。
また、会議に参加していない人への共有により、関係者と常に同じ情報を拠り所として物事を前に進めやすくするという前向きな理由も当然あります。
そんな議事録作成のコツを、生産性という観点でのレベル別に記載していきます。
わかりやすい文章・資料作成のコツは以下にまとめていますので、併せてご確認ください。
コンサルでも変わらない議事録の構成要素
まずは議事録の構成要素について、念のために記載します。
この点については、コンサルだろうとそうでなかろうと変わらないと考えています。
5W1Hで考えてください。
議事録の構成要素
- What：会議名
- Why：目的・アジェンダ（⇒決定事項・宿題事項） ※特に大事！
- Where：開催場所
- When：時間
- Who：出席者
- How：議事内容（決定事項が合意されるまで、どのように議論されたか） ※特に大事！
会議で達成したい目的・ゴールに基づいて定められたアジェンダがありますよね。
そのアジェンダに基づいて議論をしていき、決定事項や宿題事項が会議の中で決まっていくものです。
「目的・ゴール」とアクションとしての「決定事項・宿題事項」は必須事項。
両者を埋めるための「議事内容」は議事録の三大要素だと思います。
それ以外の情報も、もちろん大事ではあるのですが会議室や時間が不明瞭だからって問題になることはそんなにありません。
出席者も「誰が出ていたか」というよりも「誰が発言したか」が大事。
つまり、大事なのは「議事内容」ということになります。
議事録作成の生産性レベル
［作業スピード × 品質＝生産性］が求められるコンサルの世界を前提にした定義です。
大量のアウトプットを続けていく為には、議事録に多くの時間をかけてはいられない（議事録に時間をかけ過ぎる新人・若手は使えない認定される可能性がある）という前提でのレベル定義です。
【コンサル式】議事録生産性レベルの定義要素
- メモ取り・整理時間
- 構造化度
①メモ取り・整理時間と②構造化度の2尺度でレベル1～3で定義していきます。
大手企業での新人・若手への期待レベルとは感覚が若干異なるとは思いますが、クライアント企業でご一緒させて頂いた優秀な方々は総じて、レベル3に該当していらっしゃいました。
議事録作成レベル1
最初は誰でもここからスタートです。
- メモ取り・整理時間：会議終了後、会議時間の倍以上の時間をかけて整理
- 構造化度：時系列に書き連ねているだけで構造化なし
会議内容もあまり理解できず、とにかく書きなぐる。
その後、何とか日本語になるようにパズルをする感覚で文言を繋ぎ合わせていく。
そのような作業に会議で要した以上の時間をかける。
最初は仕方ありませんが、この段階を早く抜け出さないと他の作業で成果を出すことができません。
この段階を超えるコツは、
- 会議の前に議事録を作ってしまう
です。
会議のゴールや専門用語を理解し、参加者の発言しそうなことを想像して会議前にドラフトを書いてしまうのです。
「今日はこんな話題が、こういう流れで議論されて、結論はこうなるだろう」
このイメージを先に、アジェンダや話題毎に簡単に記しておき、会議の中で答え合わせをしていきます。
そうすると、自分の理解が曖昧だった用語も事前に整理でき、先輩や上司に不足している知識等も確認できるので、会議後の整理時間短縮に繋がり、内容も事前にある程度は整理済みなので綺麗に仕上がります。
議事録作成レベル2
このレベルが多くの方が普通に実施しているレベルです。
- メモ取り・整理時間：会議後、他作業の合間等で会議時間と同等の時間で整理
- 構造化度：アジェンダや話題のカテゴリーで要点のみを記載
レベル2は普通のビジネスパーソン相当で、このレベルなら慣れてきたら基本的には誰でも達することができます。
ですが、
「高頻度で実施する作業を如何に効率化して、低頻度の高価値作業に如何に時間を使えるか」
これは常に考える必要があります。
なので、満足せずにこのレベルを超えてレベル3に進化して欲しいと思います。
そのレベル感とレベルアップのコツを、次項でお伝えします。
議事録作成レベル3
コンサルなら目指したいレベルです。
ただコンサルに限らず優秀なビジネスパーソンは総じて、このレベルです。
- メモ取り・整理時間：会議後（ほぼ）ゼロ
- 構造化：アジェンダや話題のカテゴリーに応じて発言録と要点を整理して記載
実はこのレベルに達するコツは、「レベル1⇒レベル2のコツ」の発展形です。
それは、
- ファシリテーターと兼務する
会議中に議事録係として徹底的に発言録を記載していくと、逆に要点が分からなくなることがあるのです。
その点、ファシリテーターは会議の流れは想像しておりますし、自身の発言で不明点や曖昧な点を明確にしていくことができます。
私もファシリテーションをして（自分で論点や結論等を整理しながら）、手元でメモをカタカタと打っています。
「一部の人達には大事かもしれないが、本筋とは関係ないな・・・。」という議論が続いているときに、メモをカタカタと整形して・・・。
会議後にザーッと一読して確認依頼を発信。
これで会議中も価値を発揮することができますし、会議後も即確認依頼を発信してクライアントからは「おっ！」と思われます。
会議後には、会議で発生したタスク等に着手できるので生産性も極めて高い状態を維持できます。
慣れるまでは難しいですが、小規模の会議から実践してみてください。
